On désigne par le terme transitaire une entreprise ou une personne qui :
• est mandatée par le destinataire ou l’expéditeur de marchandises,
• organise et coordonne les modes de transport successifs : maritime, terrestre et aérien,
• gère toute question relative à la logistique nécessaire et au transit,
• s’occupe des formalités administratives,
• est responsable du passage en douane,
• veille au respect des réglementations en vigueur dans chaque pays,
• assure un rôle crucial pour les activités d’import-export.
- Les missions d’un transitaire consistent à :
• organiser, stocker, emballer et expédier les marchandises selon des normes précises à respecter,
• contacter et coordonner tous les acteurs tels que les transporteurs, les compagnies d’assurance, les bureaux de douane, etc.,
• s’assurer d’une traçabilité permanente des marchandises pour pouvoir en informer le client et garantir que les marchandises arrivent à destination,
• remplir toutes les formalités administratives selon les lois nationales et internationales et s’acquitter des frais dus.
- Le rôle du transitaire :
Au regard des multiples contraintes liées au transport de fret, le rôle du transitaire international est essentiel : il coordonne toute la logistique de transport en garantissant l’édition des documents obligatoires (comme le dédouanement) dans tous les pays en bonne et due forme.
Ainsi on pourra désigner par le terme transitaire en douane un opérateur économique agréé par l’État pour réaliser les démarches administratives liées aux déclarations d’import et d’export des marchandises et pour régler les formalités à la porte (notamment les paiements des impôts et taxes).
Le déclarant en douane est donc le transitaire désigné par son client pour acheminer les marchandises suivant le strict respect des lois en la matière.
- Différence entre transitaire mandataire et commissionnaire de transport :
Ces deux termes sont utilisés pour désigner un transitaire international ou agent de transit. La différence entre les deux réside dans le mode de rémunération lié au statut du transitaire.
• Le transitaire mandataire : un rôle d’exécutant avec obligations de moyens.
L’agent de transit est lié à son client par un contrat de mandat. Le client mandate le transitaire afin que ce dernier respecte les consignes telles que l’obligation de travailler avec certains opérateurs et transporteurs par exemple. Les responsabilités du transitaire mandataire sont alors limitées. Certains transitaires travaillent d’ailleurs au sein de l’entreprise elle-même.
• Le commissionnaire de transport : un rôle majeur avec obligations de résultats.
Il est lié à son client par un contrat de commission. Le client choisit un transitaire commissionnaire qualifié pour se décharger d’un maximum de contraintes et de toutes responsabilités. Le commissionnaire de transport porte donc de nombreuses responsabilités sur ses épaules. C’est pourquoi le transitaire international est le professionnel recommandé.
- Les 7 fonctions d’un transitaire :
Voici concrètement les prestations de services d’un transitaire international :
o Fonction n° 1 : assurer le suivi entre les différents modes de transport. Le transitaire est le garant du bon acheminement des marchandises. Il organise et coordonne les expéditions via transport multimodal : transport routier notamment, navigation par la mer ou par avion ;
o Fonction n° 2 : trouver des lieux pour faire transiter les marchandises. Le transitaire international assume cette mission en possédant lui-même des lieux de stockage ou loue des entrepôts à cet effet ;
o Fonction n° 3 : optimiser les coûts d’expédition. Le transitaire va procéder à un groupage de marchandises différentes au sein d’une même expédition, de la même façon qu’un déménageur le fait avec les affaires de clients différents. Ceci permet de rentabiliser les frais engagés auprès d’un transporteur en achetant un gros volume de transport de fret.
o Fonction n° 4 : contacter les bonnes personnes pour réserver des espaces de chargement et de déchargement. Les transitaires possèdent un carnet de contacts bien fourni et sélectionnent les meilleurs opérateurs. C’est un atout pour les activités de commerce international : les livraisons et expéditions bénéficient des meilleures conditions ;
o Fonction n° 5 : négocier les frais de transport. C’est un avantage supplémentaire que procure un transitaire international : en gérant un volume élevé de transport de fret, ils sont en position de faire baisser les prix face aux transporteurs ;
o Fonction n° 6 : assurer les marchandises. Le transitaire est au fait des conditions d’assurance en fonction du moyen de transport et du type de marchandises transitées. Il doit déposer des réclamations d’assurance, c’est une obligation qui permet non seulement de le couvrir en cas de dégâts ou de retard de livraison, mais aussi vis-à-vis de son client commanditaire ;
o Fonction n° 7 : éditer la documentation relative aux expéditions et aux exportations. Un transitaire maritime international aguerri garantit par exemple l’édition et la présentation de tous les documents obligatoires au moment voulu.
- Formalités et obligations du transitaire :
Le transitaire commissionnaire en douane doit respecter le Code des Douanes entré en application. Ce Code modernise les procédures douanières et renforce les mesures de sécurité. Passons en revue les formalités et obligations que doit remplir un transitaire.
• Le connaissement ou le "bill of lading"
Le connaissement est un document qui fait office de bon de chargement et de preuve : c’est le contrat de transport qui lie le transitaire et le transporteur.
Ce contrat stipule la nature des marchandises et la responsabilité du transporteur. En possession de ce contrat, le transitaire peut exiger la remise de la marchandise : ce document est un titre de propriété officiel transmis par endossement.
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• Le colisage ou la "packing list"
La "packing list" indique toutes les marchandises qui doivent être transportées. Le colisage est un document officiel qui doit figurer dans la liasse documentaire que le transitaire doit avoir en main : il liste et précise en effet le nombre de colis, palettes, cartons, le poids, le volume, cubage, dimensions jusqu’aux noms des marques et la nature de l’emballage.
Il sert à effectuer une traçabilité exacte des marchandises à une étape de transit et surtout à réception finale de la commande par le destinataire, afin de contrôler que toute la marchandise soit bien arrivée à destination et conforme aux attentes.
• Le certificat d'origine de chaque marchandise
Il s’agit également d’un document officiel qui atteste du lieu, du pays où ont été fabriquées les marchandises, voire transformées. Pour chaque marchandise est établi un certificat d’origine par une Chambre de Commerce et d’Industrie.
Le certificat d'origine doit être présenté aux douaniers afin qu’ils authentifient l’origine des marchandises et appliquent les règles en vigueur. L’acheteur peut également le demander pour s’assurer de l’origine des marchandises.
Le transitaire devra s’acquitter des frais correspondants au taux de droit de douane correspondant.
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